Privacybeleid Studentenvereniging S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est

Studentenvereniging S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Studentenvereniging S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Studentenvereniging NoNoMes

Warmoesstraat 121

1012JA Amsterdam

(020) 627 30 67

info@nonomes.nl



Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door het bestuur van S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Uitvoering overeenkomst; om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est.
  • Toestemming betrokkene; het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen of andere informatie omtrent S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est.
  • Verplichting vanuit onderwijsinstellingen; Het bekomen van erkenning van onderwijsinstellingen (de Universiteit van Amsterdam, de Vrije Universiteit Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam).
  • Promotiedoeleinden; Het promoten van S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est op onze mediakanalen en promotiemateriaal in de introductieperiode.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum.
  • Studiegegevens : onderwijsinstelling, studie en studentnummer.
  • Betaalgegevens : rekeningnummer.
  • Bijzondere gegevens : allergieën, medicatie en overige noemenswaardige gezondheidskenmerken.
  • Beeldmateriaal : foto’s en films die gemaakt zijn op activiteiten van de vereniging.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • erkenning aan te vragen bij de onderwijsinstellingen (de Universiteit van Amsterdam, de Vrije Universiteit Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam).
  • promotiedoeleinden te bewerkstelligen door deel te nemen aan de informatieboekjes van de introductieweken van de onderwijsinstellingen. Dit zal alleen betrekking hebben op het beeldmateriaal die wij verkrijgen. 
  • leden kennis te laten maken met de Stichting Reünisten van NoNoMes. Hiervoor zullen enkel namen, voornamen en mailadressen worden doorgegeven.
  • het realiseren van onze werkactie die door de eerstejaars wordt uitgevoerd. Hiervoor zullen enkel namen, voornamen en telefoonnummers worden doorgegeven.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek persoonsgegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.



Bewaartermijn

S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doen waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Uw persoonsgegevens worden uw volledig actief lidmaatschap bij S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est bewaard. Mocht u hebben gekozen voor het actief reünistschap dan zullen ook uw persoonsgegevens nog worden bewaard. Mocht u reünist zijn, worden naast uw e-mailadres enkel uw persoonsgegevens bewaard als u zich aanmeldt voor een activiteit van de vereniging waarbij uw persoonsgegevens nodig zijn. 

Bijzondere gegevens worden enkel offline verzameld en zullen direct worden verwijderd als de kennismakingstijd van S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est is afgelopen.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • De systemen die wij gebruiken om uw persoonsgegevens op te slaan zijn onze eigen Google Drive en ons boekhoudprogramma Conscribo.
  • Alle Senatoren en leden die commissies bekleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.



Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie en verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Daarnaast heeft u het recht om vergeten te worden. U heeft het recht om te eisen dat S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est de verwijdering doorgeeft aan alle organisaties die deze gegevens van de vereniging hebben gekregen. Dit recht is niet absoluut. Mocht u namelijk debiteur zijn van S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est dan zijn wij genoodzaakt om uw persoonsgegevens te bewaren. Ten slotte heeft u recht op dataportabiliteit. U heeft het recht om uw persoonsgegevens op te vragen en deze zult u van ons ontvangen in een document.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers.

 

Uw plichten omtrent persoonsgegevens

Naast uw rechten omtrent uw eigen gegevens heeft u als lid ook enkele plichten omtrent de persoonsgegevens van leden van S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est.

  • U bent verplicht om uw gegevens naar waarheid in te vullen.
  • U bent verplicht om gegevens van andere leden geheim te houden mocht u een commissie bekleden die omgaat met persoonsgegevens.
  • U heeft geen toestemming om gegevens van leden door te spelen naar andere personen, bedrijven of organisaties. Mocht dit alsnog zich voordoen zal hier een gepaste sanctie opgelegd worden door het bestuur van S.V.A.A. Nomen Magnum Est en zal er naar gestreefd worden dat dit zich in de toekomst niet meer zal voordoen.
  • U heeft geen toestemming om informatie van de vereniging zoals Statuten, het Huishoudelijk Reglement, maandmails, notulen etc. door te spelen naar andere personen, bedrijven of organisaties.



Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met het bestuur van S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est op te nemen.



Wijziging privacy statement

S.V.A.A. Nomen Non Magnum Est kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen via de mail en onze website. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.